7 dicas para entregar a ECF sem erros

A ECF é uma das obrigações acessórias mais complexas e, por isso, exige atenção na hora do preenchimento.

Contribuintes devem entregar a Escrituração Contábil Fiscal, a ECF, até o dia 30 de setembro. É importante se atentar ao prazo, porque quem deixar para organizar as informações da empresa na última hora pode acabar cometendo sérios erros durante o preenchimento e entrega. Consequentemente, corre o risco de cair nas garras do Fisco.

A ECF surgiu em 2014 como uma declaração substituta da DIPJ. Ela deve ser enviada por meio do Sistema Público de Escrituração (SPED) , com o Programa Validador e Assinador (PVA). Confira algumas dicas que podem ajudar nesse processo.

Entenda a ECF

Apesar da declaração substituir a DIPJ, sua estrutura é mais complexa e exige um nível de detalhamento muito maior que a antiga obrigação. Por isso, é fundamental que o contribuinte entenda o que é a ECF é quais informações fazem parte dessa declaração.

Como a nova obrigação é parte do SPED, todos os dados passam a ser interligados e integrados. Isso possibilita que os órgãos fiscalizadores tenham um controle muito maior em relação ao que está sendo prestado e consigam verificar se as informações estão realmente corretas.

É preciso ter muita atenção aos prazos, às contas e à adequação dos processos internos, já que a ECF exige uma organização e um detalhamento muito mais complexo quando comparada à DIPJ.

Isso significa que empresas terão que rever seus processos e ajustá-los conforme as novas exigências. A adoção de tecnologia é uma solução que traz inovação aos processos e favorece a imagem da empresa diante do mercado.

Se organize para a entrega

Planejamento e organização são fundamentais para a entrega da ECF. Não basta apenas juntar os dados e lançá-los no software, é preciso entender quais informações são solicitadas e quais campos devem ser preenchidos.

A dica aqui é realizar um bom mapeamento do Plano de Contas Societário com o referencial da ECF. Caso esse mapeamento não seja feito, o Programa Validador Assinador (PVA) do SPED não recepcionará as informações. Portanto, não será possível efetivar a transmissão.

O mapeamento serve como um norte no processo de implementação da ECF. Ou seja, o contribuinte deverá organizar seu Plano de Contas e selecionar os dados importantes para a entrega da declaração.

Vale destacar que todas as receitas e despesas devem ser mapeadas, sem exceção, uma vez que é necessário realizar uma verificação da parte contábil e da parte fiscal. É preciso ajustar, assim, todas as contas que vão influenciar no cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido conforme a legislação em vigor.

ECD é o ponto de partida

A ECF não é uma declaração isolada. Ou seja, o contribuinte não vai partir do zero. É preciso entender que muitas informações devem ser importadas da Escrituração Contábil Digital – ECD, que também faz parte do SPED.

A ECD é responsável por todo o envio contábil das pessoas jurídicas, como balanço patrimonial, demonstrações, entre outros. Se a empresa precisar recuperar os dados da ECD, é necessário que o plano contábil da empresa com o plano referencial da Receita Federal já tenha sido mapeado, o que garante que o validador da ECF já saia elaborado.

Isso significa que investir em um software de gestão é indispensável para o processo de preenchimento e transmissão da ECF, bem como para as demais obrigatoriedades.

Confira as aplicações em benefícios fiscais

Empresas que realizam a ECF podem se beneficiar no alcance de benefícios fiscais concedidos pelo Governo. Alguns programas possibilitam a dedução, na apuração do IR devido, ou a exclusão, na determinação do Lucro Real para cálculo do IRPJ e da base de cálculo da CSLL.

No entanto, a empresa poderá usufruir das vantagens fiscais apenas se mantiver suas informações corretas e organizadas. Ou seja, é fundamental que o contribuinte tenha um bom planejamento tributário e que o regime adotado pela sua empresa seja adequado ao seu faturamento ou lucro.

O erro de muitos empreendedores é analisar apenas os benefícios concedidos, sem avaliar se o enquadramento tributário está correto. Nessa classificação errônea, o pagamento de tributos desnecessários acaba sendo um custo que poderia ser evitado com um bom planejamento.

Software contábil

Para atender à demanda da nova declaração, empresas precisam adotar um software que possa suprir todas as exigências que a ECF requer. Isso significa que o sistema contábil deve não apenas atender à apuração e entrega da obrigação, mas também ser uma solução fiscal e contábil para a rotina dos negócios.

Por isso, no processo de escolha de um software de gestão contábil, fique atento às seguintes funcionalidades:

– apuração dos tributos, compensações e comparativos com os diferentes regimes de tributação, com integração e rastreabilidades das informações;
– parametrização das informações necessárias para a escrituração, de forma flexível;
– emissão de relatórios;
– realização de validações prévias para a conferência das informações antes do envio ao Fisco, possibilitando a correção de não conformidades no momento da transmissão dos dados para o ambiente SPED;
– integração com os principais ERPs;
– controle e gestão de tributos que, consequentemente, reduza o tempo de trabalho e erros.

Use o Certificado Digital para facilitar o preenchimento

A ECF exige o uso de Certificado Digital para contabilistas e pessoas jurídicas. O e-CNPJ — dos tipos A1 ou A3 — é para empresas, ao passo que os contabilistas só podem utilizar o e-CPF, que serve para assinar documentos e realizar transmissões ao SPED.

A ECF faz parte do conjunto de declarações do SPED, portanto é obrigatória a assinatura digital por meio de um Certificado Digital. Mas muito além de uma obrigatoriedade, ela confere ao documento eletrônico a mesma validade jurídica do papel, tornando os processos mais seguros, ágeis e transparentes.

A certificação digital é uma ferramenta que se tornou indispensável à rotina das empresas nos seus mais diversos processos, permitindo que transações eletrônicas e o envio de declarações sejam realizados dentro de um ambiente seguro. Isso aumenta sua confiabilidade, sua autenticidade e sua integridade, e ajuda a evitar fraudes, adulterações e interceptações de terceiros ou de pessoas não habilitadas.

Invista em um profissional qualificado

A entrega da ECF é obrigatória a todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes, isentas e inativas, tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. Ela possui um nível de exigência e complexidade muito maior quando comparada à DIPJ, portanto as empresas precisam se preparar para o processo de elaboração, preenchimento e transmissão. Qualquer problema nos dados faz com que a validação seja negada, impossibilitando o envio.

As novas exigências requerem uma revisão de critérios e conceitos nos procedimentos contábeis e fiscais das empresas, o que exige o acompanhamento de um profissional qualificado no processo de convergência das informações a serem transmitidas para a Receita Federal do Brasil.

Com o auxílio de um contador, não apenas a elaboração e transmissão da nova obrigação acessória será realizada, mas também toda a parte de gestão de impostos (IRPJ e CSLL) será feita de forma completa, desde a apuração até a entrega da obrigação.

O contador é o profissional que ajudará a empresa durante toda a sua trajetória. Apenas com um acompanhamento e monitoramento das finanças da organização será possível buscar formas de crescimento e dentro das exigências impostas pela Receita Federal. Isso significa que o empreendedor precisa procurar um bom profissional.

Fonte: Contábeis

 

Assinatura eletrônica em tempos de pandemia

A crise gerada pela Covid-19 acelerou um processo que teve como marco recente a MP da Liberdade Econômica, posteriormente convertida na Lei 13.874/19, que trouxe em seu texto a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, dentre os quais está contido o direito de “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público” (inciso X, art. 3ª da Lei).

Já existe no Brasil legislação regulamentando a possibilidade da assinatura eletrônica de documentos desde 2001, a MP 2.200-2/2001, que instituiu o ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Entretanto, durante as primeiras décadas dos anos 2000, havia ainda muitas dúvidas sobre a segurança de sua utilização, especialmente sobre o entendimento do Poder Judiciário sobre o tema.

Embora a legislação de 2001 traga como requisito de validade dos documentos digitais que envolvam entidades públicas a sua vinculação ao uso do Certificado Digital ICP-Brasil por todos os atos, grande parte dos órgãos públicos brasileiros, principalmente os cartórios, mantiveram o status quo corrente de permanecer trabalhando somente com as assinaturas presenciais.

Somente com o advento do Provimento 95/2020 do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, editado em 01º de abril de 2020, os cartórios do país tiveram a permissão para realizar procedimentos remotamente, ainda que essa permissão venha, ao menos inicialmente com um prazo de validade, o fim da pandemia decorrente da Covid-19 (art. 9º do provimento).

A possibilidade de se assinar documentos eletronicamente também aplica-se quando tratamos de relação entre particulares, tanto mediante assinatura com certificado digital IPC-Brasil, quanto pela utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos digitais, desde que acordado previamente pelas partes, conforme o disposto no Art. 10, § 2º, da Medida Provisória 2.200-2/2001.

Nessa outra espécie de assinatura eletrônica se enquadram, por exemplo, documentos assinados por meio de senha, e-mail e grafia de assinatura na tela do celular. Portanto, a validade jurídica fica vinculada ao prévio acordo entre as partes, que devem dispor expressamente sobre a forma de assinatura estabelecida.

Aqui temos então uma importante diferenciação: no caso da assinatura digital (com Certificado Digital), a validade jurídica dos documentos eletrônicos é atribuída por meio de assinatura com certificado digital no padrão ICP-Brasil e seus efeitos podem ser tidos como equivalentes aos de um reconhecimento de firma.

Já a assinatura eletrônica (sem Certificado Digital) tem validade jurídica de acordo com as evidências colhidas no processo de assinaturas, tais como geolocalização, IP da conexão, carimbo do tempo, código de acesso, validação por SMS, confirmação de dados pessoais e upload de documentos, dentre outras.

É importante ressaltar que atualmente já temos decisões respaldando a utilização de meios eletrônicos de assinatura em contratos, podendo ser apontado como um dos mais importantes precedentes o REsp 1.495.920 julgado pela 3ª Turma do Superior Tribunal de Justiça – STJ em 2018, que permitiu a execução de dívida com base em contrato eletrônico, concluindo que esta modalidade de documento “ganha foros de autenticidade e veracidade quando conta com assinatura digital”.

Diante do panorama que estamos vivendo em decorrência da Covid-19, a assinatura eletrônica se torna ainda mais necessária em razão do distanciamento social, visto que pode ser realizada por meio de clique no celular.

Ainda que a aceleração da cultura para adoção dos procedimentos eletrônicos na assinatura de documentos tenha decorrido dos infortúnios da pandemia que assolou o planeta em 2020, essa é uma tendência que não será mais abandonada pelas empresas – que certamente farão grande pressão caso haja uma tentativa dos órgãos públicos brasileiros de retroagir ao status anterior.

Nesse sentido, são inegáveis os diversos benefícios das assinaturas eletrônicas, que vão desde a redução de custos com papel e cartórios, e agilidade no fluxo das assinaturas, que podem ser realizadas a qualquer tempo, em qualquer lugar do mundo, até o fato de proporcionarem maior segurança para estas transações, realizadas por meio de ferramentas criptográficas que permitem identificar o signatário, com a devida validade jurídica e, contemporaneidade, adaptando os procedimentos ao “novo normal” trazido pela covid-19.

Lucas Daemon Bordieri – advogado sênior especialista da área contratual, atua na área do direito empresarial, corporativo, consultivo e contencioso da Lira Advogados

Fonte: Portal Contábil