Gestão de documentos no RH e no DP: dicas de compliance e segurança de dados

A gestão de documentos é um processo fundamental tanto para equipes de RH quanto para o DP de uma empresa. Para isso, é preciso seguir corretamente etapas de compliance e segurança de dados. Saiba mais!

A gestão de documentos consiste em um conjunto de procedimentos que visa padronizar o modo de elaborar, manusear, compartilhar e arquivar documentos, a fim de assegurar que as informações da organização permaneçam protegidas e acessíveis.

Além disso, os documentos servem como garantia de que a empresa atua dentro da lei. Alguns exemplos de documentos são:

• Comprovantes de transações financeiras;
• Guias de recolhimento de tributos;
• Controle de ponto;
• Folha de pagamento, dentre outros.

Convém mencionar que a gestão de documentos se aplica tanto aos arquivos físicos quanto aos digitais.

Qual a importância da gestão de documentos no RH e DP?

Abaixo, confira os principais fatores que atestam a importância da gestão de documentos no RH ou DP:

Acessibilidade aos documentos

Ao uniformizar os processos de gestão de documentos, obtém-se uma maior acessibilidade às informações e dados do RH ou DP, uma vez que haverá uma padronização que auxiliará na rastreabilidade dos arquivos.

Garantia de segurança jurídica

Como mencionado previamente, a documentação serve como garantia de que o empreendimento atua dentro da lei. Por exemplo, a folha de pagamento comprova que a empresa remunerou os funcionários de acordo com a lei.

Ademais, ao seguir boas práticas de gestão de documentos, assegura-se que os dados pessoais dos colaboradores não sejam acessados por terceiros, o que infringe a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

Otimização da tomada de decisão

Ao ter acesso facilitado aos dados do RH ou DP, logo, é possível analisá-los e tomar decisões embasadas mais rapidamente. A título de exemplo, a gestão de documentos otimiza os processos de recrutamento e seleção de novos talentos e as avaliações de desempenho de colaboradores com objetivo de oferecer uma promoção de cargo ou uma gratificação.

Preservação do histórico de dados

Vale destacar, ainda, que as boas práticas de gestão de documentos não apenas otimizam a tomada de decisão como preservam o histórico de dados da empresa, o que é fundamental para realização de macroanálises e projeções de longo prazo.

Redução de custos e aumento de produtividade

Como a gestão de documentos aumenta a acessibilidade às informações e garante segurança jurídica, consequentemente, promove redução de custos e aumento de produtividade, dado que os colaboradores não irão desperdiçar tempo de trabalho procurando arquivos, o negócio não terá que arcar com multas, indenizações e processos judiciais por não apresentar comprovantes ou deixar vazar informações sigilosas.

Como realizar uma boa gestão de documentos?

A seguir, veja como é possível efetuar uma gestão de documentos eficaz e segura:

Crie uma política de governança para documentos

O primeiro passo para realizar uma boa gestão de documentos é criar uma política de governança. Para isso, estabeleça regras de elaboração, manuseio, compartilhamento e armazenamento de arquivos, considerando quais informações são de acesso comum a todos os integrantes da organização e quais têm acesso restrito a determinadas pessoas, além de como deve ser feita a solicitação de acesso à informação e sua autorização.

Cabe dizer que é preciso observar a legislação vigente para verificar quanto tempo cada documento deve ser arquivado pela empresa. Tendo como exemplo, uma carta de pedido de demissão deve ser arquivada por cinco anos e comprovantes de quitação de obrigações com a Previdência Social devem ser armazenadas por no mínimo 30 anos.

Convém mencionar que não basta apenas elaborar uma política de governança para documentos, é preciso diálogo com todos os envolvidos para que a implementação das regras ocorra de forma fluída e harmônica.

Digitalize os documentos

Reservar um espaço específico para arquivar documentos físicos gera custos com aluguéis ou aquisição de imóveis mais espaçosos, manutenção, higienização e luz, além de que os funcionários demoram mais para procurar os arquivos, mesmo que eles estejam organizados, se comparado a uma rápida pesquisa em um banco de dados digital. Portanto, todos os arquivos que possam ser digitalizados devem ser.

Use a tecnologia ao seu favor

Atualmente, a tecnologia permite a:
• Integração de sistemas;
• Assinatura eletrônica criptografada;
• Computação em nuvem;
• Protocolos rígidos de segurança;
• Liberação de acesso por meio de senhas específicas para cada usuário;
• Backups automáticos;
• Checagem automática de documentos, dentre outros recursos.

Sendo assim, use os recursos tecnológicos ao seu favor para aprimorar a gestão de documentos do RH ou DP.

Respeite a LGPD

A LGPD é a lei que dispõe sobre como os dados pessoais devem ser coletados e tratados. A infração das regras pode resultar em:

• Multa de até 2% do faturamento da empresa, desde que não ultrapasse R$ 50 milhões;
• Suspensão parcial ou integral das atividades.

Nesse sentido, é fundamental investir em meios de garantir a máxima proteção aos dados dos colaboradores, como RG, CPF, conta bancária, telefone, dentre outros, a fim de evitar problemas com a justiça e expor os funcionários a situações, como golpes e fraudes, por exemplo.

Software de Admissão da Gupy

Pensando em ajudar você a melhor gerir os documentos do RH e DP, nós, da Gupy, criamos um software de admissão de colaboradores 100% digital.

Com ele, você consegue reduzir o tempo de checagem dos documentos, visto que esse processo passa a ser realizando automaticamente pelo sistema que, além de analisar a documentação dos pré-colaboradores, também os notifica em caso de divergência, solicitando o reenvio dos dados.

Não bastasse isso, o programa ainda conta com assinatura eletrônica, centralização de documentos na nuvem, extração de dados em apenas um clique, proteção de dados de acordo com a LGPD, suporte pós-venda e muito mais!

Como você pôde perceber, a gestão de documentos é um processo fundamental para o RH e DP, bem como para as demais áreas da empresa. Pode parecer um pouco complexo, mas com as nossas dicas e um bom software de gestão, certamente, qualquer empecilho será facilmente solucionado.

Fonte: Gupy

 

Regras do home office mudaram com nova lei; veja 14 perguntas e respostas

Publicado em 9 de setembro de 2022

Por Giane Guerra

A norma regulamenta pontos importantes, que vão da hora extra aos equipamentos necessários para trabalhar de casa.

Modalidade de trabalho que cresceu com a pandemia, o home office foi regrado por uma lei publicada nos últimos dias. O trabalho remoto, ou teletrabalho, é definido como a prestação de serviços fora das dependências da empresa, mas não se confunde com trabalho externo.

Advogado especialista em direito do trabalho que participou do grupo de discussão para elaborar o projeto de lei, Flávio Obino Filho preparou para a coluna uma cartilha com perguntas e respostas sobre a regulamentação estabelecida pela lei 14.442. Confira os principais tópicos selecionados:

1 – Qual a alteração conceitual trazida pela Lei 14.442/22 em relação ao teletrabalho?

Para a CLT, teletrabalho era a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador. Pela nova regra, mesmo que prepondere o presencial, os dias de trabalho remoto serão considerados de teletrabalho. Assim, contempla o esquema híbrido. Em qualquer situação, isso deve estar escrito no contrato.

2 – O que mudou quanto ao controle de horário?

Na reforma trabalhista, os empregados em teletrabalho foram excluídos do controle de horário e do pagamento de horas extras. Mesmo sem a necessidade, alguns empregadores o faziam. Com a lei de agora, a regra geral passa a ser a obrigação de contratação de jornada de trabalho e o controle à distância.

3 – Como fazer o controle?

Há uma portaria que autoriza o controle de jornada através do REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), ou seja, um software adequado às exigências da norma. O aplicativo pode ser instalado em um computador, em um site na internet ou mesmo no celular. Outra alternativa pelo próprio sistema de comunicação de dados da empresa, onde fica registrado o tempo “logado” com data e horário de início, intervalos e término da atividade.

4 – Há exceção ao contrato por jornada?

Sim. Caso o teletrabalhador seja contratado por produção ou tarefa, como, por exemplo, fazer “x” planilhas em um mês ou elaborar um projeto, não precisará de controle horário e não tem direito a horas extras. As partes são livres para fazerem contrato por jornada ou por produção e tarefa.

5 – O controle de jornada e as horas extras podem ser dispensados por negociação coletiva da categoria?

Há discussões. A CLT estabelece que a convenção coletiva e o acordo coletivo de trabalho têm prevalência sobre a lei quando dispor sobre teletrabalho, mas há opiniões contrárias.

6 – Qual norma coletiva se aplica ao teletrabalhador?

No híbrido, nada muda e se aplica a norma coletiva do local da prestação do trabalho presencial. No teletrabalho exclusivo, vale a do local no qual o empregado for lotado pela empresa. Normalmente, da sede da empresa ou da filial para a qual ele responde.

7 – Disponibilizar ao empregado equipamentos e aplicativos sem limitações pode gerar hora extra?

Por si só, não justifica o pagamento de horas extras, porque não constitui tempo à disposição do empregador, regime de prontidão ou sobreaviso. Porém, usá-las para o trabalho fora da jornada gera hora extra.

8 – O que a lei regulamenta sobre a comunicação entre empregado e empregador?

Pelo texto, as partes poderão estabelecer horários de cobrança e de entrega dos serviços fora da jornada normal de trabalho, desde que respeitados os repousos legais, como descanso semanal e intervalos.

9- Estagiários e aprendizes podem ser contratados na forma de teletrabalho?

Sim, é permitida a adoção do regime.

10 – É possível contratar teletrabalhador no Exterior ou transferir para outro país daquele contratado no Brasil?

O indivíduo será um trabalhador no país em que estiver residindo, sendo obrigatória a observância das leis locais. Na Alemanha, por exemplo, é proibido o teletrabalho se a empresa contratante for de fora.

A nova lei estabelece que ao contrato de trabalho do empregado admitido no Brasil que optar pela realização de teletrabalho fora do território nacional aplica-se a legislação brasileira, salvo exceções. A melhor leitura é de que, além da legislação local, se aplica a norma brasileira.

11 – Quando poderá ser alterado o regime de presencial para teletrabalho e vice-versa?

Pode ser feito quando houver acordo entre empregado e empregador. Também poderá ocorrer a alteração do teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, com prazo de transição mínimo de 15 dias. É necessário fazer um aditivo no contrato.

12 – De quem é a responsabilidade pela compra e manutenção dos equipamentos e pela infraestrutura na residência do empregado?

Depende do que for ajustado pelas partes. A empresa terá de custear caso o empregado não tenha o equipamento, mas há situações em que já possui, situação que precisa ser colocada no contrato.

A compra e o reembolso de despesas não integram a remuneração do empregado. Além disso, o empregador não será responsável pelas despesas do retorno ao trabalho presencial, caso o empregado opte pelo trabalho remoto fora da localidade prevista no contrato, exceto se as partes decidirem o contrário.

13 – Como ficam as doenças do trabalho?

O empregador deverá orientar, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções para evitar doenças e acidentes de trabalho. O empregado deverá assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções.

14 – Há alguma prioridade para alocar empregados em teletrabalho?

Terão prioridade para vagas de trabalho remoto empregados com deficiência e com criança sob guarda judicial até quatro anos de idade.

Fonte: Gaúcha ZH