DICA TÉCNICA: Liderança de Reuniões
Vamos tratar de um assunto simples, mas de suma importância para o mundo corporativo: Liderança de Reuniões.
Podemos concordar que a rotina das organizações é marcada por inúmeras reuniões que, muitas vezes, não são efetivas, ou seja, não produzem o resultado planejado pela pauta, muito pela falta de um planejamento para a condução destas reuniões. Nas reuniões para tratar do tema sustentabilidade isto é muito recorrente, principalmente por tratar-se de um tema polissêmico, instigador do debate o que acaba, em alguns momentos, atrapalhando a realização da reunião.
A dica desta semana irá abordar o planejamento de reuniões e a nossa inspiração veio dos materiais dos cursos de Liderança de Reuniões que o SENAI desenvolveu. Vamos iniciar, tratando da elaboração de um plano de reunião e, para tal, duas perguntas são importantes:
1) Qual é o grande assunto da reunião (tema). Recomenda-se não mais do que 2 temas;
2) Qual é o objetivo de cada tema (objetivo da ação ou objetivo da reunião, no caso, os dois).
A definição do tema e dos objetivos não é tão simples assim e pode ser o fator para o insucesso de uma reunião. Vejamos um exemplo prático e simples para uma Festa de final de ano. Aqui a primeira dica: A festa não é objetivo de reunião. É o tema ou assunto do que vamos conversar em grupo. Objetivo é o que se quer desta conversa. Neste caso, organizar a festa. Se ainda está muito abrangente, devemos descer mais, detalhar. O que é ORGANIZAR? É definir o que comer, o que beber, onde será a festa, quem vamos convidar, o que teremos de especial nesta festa. Vale lembrar que a festa a gente ORGANIZA na reunião. A ação é o próprio desenrolar da festa. Então, podemos ter os seguintes objetivos dentro do tema.
Organizar a Festa:
Objetivo 1: Definir o cardápio, bebida e som ambiente da festa de encerramento
Objetivo 2: Determinar o rateio das despesas com a festa
Objetivo 3: Levantar informações sobre uma possível premiação dos melhores funcionários do ano
O líder que planejar estas minúcias entrará numa reunião sabendo o que quer alcançar durante a discussão. Grande parte dos problemas de tempo e de relacionamento estarão sanados já no planejamento. Mesmo que haja erro nestas minúcias, o importante é que, ao entrar na sala de reunião, o líder tenha clareza do que deseja alcançar (durante a reunião). A reunião é o instrumento para se determinar o plano de ação. Exemplo pelo 5w2H:
Ação 1 – o cardápio será comprado do restaurante X. Joaquim é o responsável. Data final dia 20;
Ação 2 – Bebida será servida no bar da associação, ao preço tal. Responsável, Paulo. Ele deve fazer contrato com o ecônomo do bar até dia 21;
Ação 3 – Será emitido convite para as seguintes pessoas….
Assim, podemos concluir que as ações são fruto de uma TOMADA DE DECISÃO em conjunto, isto é, de uma reunião.
Sobre a definição dos temas, no máximo, dois temas por reunião e, preferencialmente de forma interligados. Levar para uma reunião mais de dois temas e sem conexão exigirá muita, mas muita habilidade do condutor. NÃO é RECOMENDÁVEL.
Além do mais, certos temas nunca deveriam ser tratados em reunião. Há assuntos (temas) que a tomada de decisão deve ser individual, de alguém da chefia e, desta forma, deveriam ser apenas de informação e nunca de debate. Certos assuntos devem vir organizados e apresentados como sugestões (impositivas).
Se deseja saber mais sobre as outras etapas para a condução efetiva de uma reunião, acesse: www.fiesc.com.br/sustentabilidade, clique na aba Dicas.
Fonte: Câmara de Meio Ambiente e Sustentabilidade – FIESC
Simpesc nas redes sociais